Microsoft Office dans le Google Cloud

A l’aide d’outils comme Dropbox, il nous est possible de sauvegarder/synchroniser/partager tous nos documents mais ne permet pas l’édition de ceux-ci et ne fait pas partie d’un réseau social. L’outil Windows Live permet quant à lui, grâce à Mesh et la suite Office, l’édition de document au format Word, Excel, Powerpoint. Le défaut est qu’il ne fait pas partie d’un réseau social développé et son intégration peut vite devenir pénible.

C’est à ce moment que le plugin Google Cloud Connect devient intéressant. Il faut, bien sûr, posséder un compte google pour bénéficier des avantages du google cloud.

Google Cloud Connect pour Microsoft Office

L’installation

Sous la forme d’un plugin, installé en moins d’une minute, celui-ci peut-être téléchargé à l’adresse http://www.google.com/apps/intl/fr/business/officeconnect.html.

Il est compatible avec Office 2003, 2007 et 2010. Bien sûr, si vous créez vos document sur 2010, la personne qui souhaitera éditer ce fichier devra également posséder la version 2010, sinon il faudra bien penser à sauvegarder le fichier dans une version antérieur (.doc au lieu de .docx par exemple).

Une fois le plugin installé, une barre google cloud connect apparait sous le menu.

La configuration

La première chose à faire est de cliquer sur afin de configurer notre nouvel outil. Dans le menu déroulant, nous retrouvons « Paramètres de Google Accès au cloud ».

Il est possible, évidemment, de changer de compte à tout moment.

Les options par défaut à la création d’un nouveau document sont importantes. En automatique, TOUS les nouveaux documents créés chez vous, depuis office, seront synchronisés sur le Cloud de Google. Il est conseillé de mettre l’option sur manuel afin de ne partager que les documents que l’on juge pertinents.

Il faut savoir que n’importe quel document sur votre disque peut être synchronisé, peu importe son emplacement sur celui-ci. Par contre, vous pouvez configurer l’emplacement sur votre disque des fichiers « téléchargés » automatiquement par le plugin depuis google docs.

La création d’un nouveau document

A la création d’un document, la barre GCC (Google Cloud Connect) sera toujours présente mais il est possible de la réduire en cliquant sur la petite flèche au milieu de celle-ci.

A partir de ce moment, vous pouvez travailler comme d’habitude, et si vous souhaitez partager un document il vous suffira de cliquer sur synchroniser dans la barre GCC.

La synchronisation

L’action sur le bouton synchroniser va ouvrir la fenêtre traditionnelle d’enregistrement de fichier. Pour rappel, peu importe l’emplacement du fichier sur le disque, si celui-ci a été synchronisé, il se re-synchronisera automatiquement à sa prochaine ouverture.

Choisissez donc un emplacement et un nom de fichier, cliquez OK et patientez un instant, ça y est votre document est synchronisé au cloud de google. Votre barre GCC devrait maintenant ressembler à ceci.

Le lien est disponible, il vous permet en effectuant un clic droit, de récupérer cette information et donner le lien direct si vous le souhaitez.

Nous reviendrons plus tard sur le bouton synchroniser qui aura encore une utilité. Nous allons nous attarder sur le bouton partager.

Le partage depuis Office

Pour tous ceux qui ont déjà utilisé les google docs, rien ne change. Vous remarquerez que nous ne nous sommes pas encore connectés sur site de google, mis à part pour récupérer le plugin évidemment. La fenêtre de partage apparait et vous pouvez modifier les options d’accès (privé/lien/public) et rajouter toutes les personnes que vous souhaitez et leur attribuer des rôles.

Petite astuce, lors de l’ajout de personnes, décochez « prévenir les contacts par e-mail » afin de ne pas surcharger une boîte mail avec un message qui n’est que le lien vers google docs. Si vous travaillez déjà ensemble, la fonction ouvrir du plugin sera largement suffisante, sinon, il suffira de prévenir la personne qui utilisera aussi la fonction ouvrir du plugin.

L’ouverture depuis Office

« Ouvrir dans Google Document » dans le menu déroulant de la barre GCC va vous permettre, sans vous connecter sur l’interface web, d’ouvrir les documents qui sont sur google docs et qui sont au format Office.

Sélectionnez le fichier à ouvrir. Si celui-ci n’existe pas sur votre disque, il sera téléchargé à l’emplacement que nous avons défini plus haut. La synchronisation sera automatique puisque le fichier ouvert vient du site google docs.

Si c’est la première fois que vous vous connecté sur un fichier, une fenêtre de confirmation de synchronisation va vous demander d’effectuer un choix.

Si vous choisissez la première option « version X du document », vous allez donc collaborer sur le fichier actuel.

Si vous souhaitez créer un nouveau document d’après celui que vous venez de télécharger, choisissez « version 1 d’un nouveau document ». Dans ce cas, vous deviendrez propriétaire du nouveau fichier et celui-ci ne sera pas partagé.

Méfiez-vous donc, car on peut très vite se retrouver avec des doublons qui ne sont pas partagés.

La collaboration

Un fichier synchronisé permet de travailler en collaboration avec autant de personne que l’on veut. Malgré tout, il existe une différence avec google docs, le fichier ne se mettra à jour que lors d’une synchronisation et non « en live » comme sur google docs. Dans un environnement de travail en entreprise, ce n’est pas gênant, mais si l’on souhaite collaborer en temps réel, vous pourrez toujours le faire sur google docs. Microsoft a évoqué ce principe pour la prochaine suite, à suivre donc.

A chaque modification, vous pouvez cliquer sur synchroniser, sauvegarder ou encore faire CTRL+S. Le fichier se mettra à jour sur le cloud.

Si vous êtes plusieurs à travailler au même instant, chaque personne recevra le fichier modifié comme il se doit.

L’exemple excel est très parlant. Si une personne travaille sur les cellules de la colonne A et une seconde sur les cellules de la colonne B, les synchronisations automatiques permettront de voir rapidement les modifications sans aucun soucis de conflit. Le GCC met à jour le contenu et fait bien la différence entre les colonnes sans intervention de l’utilisateur.

Il peut pas contre exister des conflits à certains moments, si par exemple les 2 collaborateurs changent le contenu de la cellule A2 et sauvegarde au même instant. Dans ce cas, la première personne à avoir synchroniser n’aura pas de conflit, c’est la 2e personne qui devra sélectionner s’il veut garder sa version ou la version sur le cloud. Le choix sera offert avec un aperçu des 2 versions afin de faciliter le choix.

Conclusion

Ce plugin est efficace. Il fait exactement ce qu’on lui demande, c’est-à-dire permettre le travail collaboratif directement depuis notre interface riche d’Office. Car ne nous leurrons pas, Google docs permet la collaboration en temps réel, mais au prix d’une interface assez pauvre.

Pour celles et ceux qui ont la chance de bénéficier des google apps dans leur entreprise, c’est aussi un réel avantage.

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2 réponses pour “Microsoft Office dans le Google Cloud”

  • Eric:

    Merci pour cette rédaction plutôt claire . Ne pas oublier que cela a été testé le 16 novembre 2011 entre 23h et 01h du mat ! :-p De mon coté je vais peut être faire une vidéo (?) ! A bientôt pour la suite d’autres tutoriels 🙂

    • admin:

      Salut Eric, merci pour ce commentaire. C’est vrai qu’une vidéo serait bien sympathique. J’essaierai de faire ainsi pour les tutoriels futurs.

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